Amstelveen,
27
juni
2016
|
21:16
Europe/Amsterdam

Slechtweercommunicatie

om reputatieschade te voorkomen

Afgelopen weken en maanden werden meerdere festivals, concerten en evenementen vanwege het slechte weer afgelast. De regen, de wind en soms zelfs hagel zorgden ervoor dat het event vaak letterlijk in het water viel. De teleurstelling is dan voor alle partijen groot. Voor de organisatie, de sponsoren, de standhouders én de deelnemers die een kaartje hebben gekocht. Voor de organisatie is er vanaf heden een Slecht Weer Fonds voor verregende festivals om de continuïteit te waarborgen. En voor kaarthouders is er een wet die hen het recht geeft om geld terug te krijgen van de organisatie. Dat is een mooie tegemoetkoming voor de financiële schade, maar hoe zit het met eventuele reputatieschade?

Deze maand stond ik op de boot bij pier 25 klaar om deel te nemen aan de New Amsterdam City Swim, toen wij te horen kregen dat uit veiligheidsoverwegingen niet gezwommen kon worden. Ondanks dat de zon volop scheen waren de wind en stroming in de New Yorkse rivier te sterk. Wat een teleurstelling! Net als alle andere 340 deelnemers was ik zo gemotiveerd om er een fantastische swim van te maken en hiermee aandacht te vragen voor de ongeneeslijke ziekte ALS. Ik had ook mijn familie, vrienden en collega's gevraagd mij te supporten middels een donatie. Wat moest ik hen vertellen...het is niet gelukt, het ging niet door. Ik voelde mij daar behoorlijk ongemakkelijk onder. Er was geen tegenprestatie geleverd voor het sponsorgeld dat door de deelnemers was opgehaald.

De sfeer op de boot was na deze mededeling gedaald tot onder het vriespunt. Deelnemers liepen gefrustreerd en gedesillusioneerd weg, terwijl uit de boxen op het podium 'If I can make it there, I can make it anywhere, it's up to you New York New York!’ schalde. Wat doe je dan als organisatie? Je bedankt iedereen voor hun enthousiasme, hoopt op begrip en bejubelt het sponsorbedrag dat is opgehaald. Maar is dat voldoende om de reputatie van je evenement te redden? En stap je daarmee niet te snel over de enorme teleurstelling van de deelnemers heen? Hoe zullen de sponsoren reageren en krijgen zij hun geld terug? Willen de deelnemers zich nog een volgende keer inzetten en een financiële prestatie leveren voor het goede doel? Of mogen de deelnemers kosteloos aan een volgende swim deelnemen?

Als communicatieprofessional zie ik het afblazen van een evenement of festival als een kleine crisis, waar vaak in de communicatie teveel vanuit de organisatie wordt gedacht en te weinig rekening met de gevoelens van de deelnemers wordt gehouden. Dit kan makkelijk verholpen worden middels een goede voorbereiding en up to date plan, waarin staat beschreven hoe de communicatie kan worden aangepakt. Slechtweercommunicatie, zullen we maar zeggen.

Daarnaast is het belangrijk om te blijven luisteren naar het sentiment en te blijven informeren. Een crisis is pas over als een ander dat vindt.

Heb je behoefte aan een visie op slechtweercommunicatie voor jouw organisatie/ festival/ evenement? Bel of mail me dan gerust. Porter Novelli heeft veel ervaring met issuevoorbereiding en crisismanagement.

Daniëlle Friskes, Account Director, Porter Novelli